Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos Personales

  1. GENERALIDADES

 

CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia, ubicada en la Calle 72 No. 10 – 07, oficina 603, Edificio Liberty, de la misma ciudad, a través de los lineamientos que a continuación se describen, da cumplimiento a lo establecido en la letra k) del artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, al presentar y divulgar su Política de Tratamiento de Datos Personales para garantizar la reserva, tratamiento, consulta y seguridad de la información de todos los empleados, clientes, proveedores, acreedores, deudores, corresponsales, vinculados, asociados, socios y terceros de quienes CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., ha obtenido legalmente su información y datos personales (en adelante la “Política”), y por tanto, declara  que es responsable de todos los datos recolectados a través del desarrollo de su actividad comercial, ubicados en sus bases de datos, físicas y digitales, con base en lo siguiente:

 

  1. DEFINICIONES

 

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

 

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

 

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales;

 

  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

 

  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

 

  • Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;

 

  • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva;

 

  • Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

 

  • Dato Sensible: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;

 

  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

 

  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

 

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

  1. PRINCIPIOS RECTORES DE LA POLÍTICA

 

A continuación, se describen los principios rectores que constituyen los parámetros generales que serán respetados por CUESTA Y ASOCIADOS S.A.S., en el Tratamiento de los Datos Personales recolectados, a saber:

 

  • Principio de legalidad en materia de Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento a que se refiere la presente Política es una actividad reglada que se sujeta a lo establecido en la Ley Estatutaria de Habeas Data (1581 de 2012) y en las demás disposiciones que la desarrollen;

 

  • Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

 

  • Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No está permitido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

 

  • Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

 

  • Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución;

 

  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; y

 

  • Principio de confidencialidad: Se garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 

  1. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Los propósitos para los cuales CUESTA & ASOCIADOS S.A.S. recolecta y hace Tratamiento de los Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados, acreedores, deudores, corresponsales, vinculados, asociados, socios y terceros, son los siguientes:

5.1. Fines administrativos internos, de nómina, contratación, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas de servicios de asesoría legal;

5.2. Ofrecimiento de todo tipo de servicios de asesoría legal, aduanera y contable, a nivel nacional e internacional;

5.3. Realización de encuestas sobre satisfacción al cliente;

5.4. Cobro de cartera a deudores y pago de cuentas o facturas a acreedores o proveedores;

5.5.  Investigación de mercados, análisis estadísticos y conservación de registros históricos de la compañía;

5.6. Contratar con corresponsales o proveedores de bienes y servicios, tanto a nivel nacional como internacional, mediante contratos de servicios, compraventa, suministro y de colaboración o alianza estratégica;

5.7. Procesos de selección de personal, proveedores y corresponsales, a nivel nacional e internacional;

5.8. Búsqueda de necesidades y conocimiento más cercano con todos los clientes, proveedores, empleados, corresponsales, asociados, socios y terceros vinculados.

5.9. Repartición de utilidades a los socios o accionistas de la compañía.

 

Una vez es aceptada la presente Política por parte del Titular de los Datos Personales, se reconoce que CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., podrá realizar las siguientes gestiones, a saber:

 

  • Obtener, almacenar, compilar, actualizar, recolectar, procesar, almacenar y suprimir los Datos Personales o información de aquellos Titulares que otorguen a CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., la debida autorización en los términos exigidos por Ley y en los formatos que para cada caso se hayan destinado.

 

  • Utilizar los Datos Personales recolectados para ofrecer, divulgar y ofertar actividades o servicios legales, aduaneras y contables, en procura de satisfacer, proteger, potencializar o defender los interés y derechos de los clientes.

 

  • Conservar registros históricos de los clientes, proveedores, empleados, acreedores, deudores, corresponsales, vinculados, asociados, socios y terceros de la compañía y mantener contacto con los Titulares de los datos.

 

  • Realizar análisis y estudios para la prevención y control del lavado de activos y la financiación de terrorismo.

 

  • Cumplir los requisitos para acceder al Sistema General de Seguridad Social Integral y Gestión de Riesgos.

 

  • Emplear los Datos Personales recaudados y autorizados para ejecutar y cumplir los contratos que celebre la compañía.

 

  • Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento y reporte de información a las centrales de Información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero y comercial.

 

  • Transferir a otro país los Datos Personales recolectados a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos, siempre y cuando la autorización así lo permita.

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

Todo Titular de los Datos Personales autorizados a CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., para su Tratamiento, de acuerdo con la finalidad especificada en esta Política, tiene los siguientes derechos, a saber:

 

  • Conocer, acceder, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, y a ejercer los derechos que les asisten como titulares de los mismos, en los términos de las normas de protección de datos que les sean aplicables y conforme lo establecido en la presente Política;

 

  • Solicitar prueba o constancia de la autorización otorgada a CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

 

  • Solicitar la revocatoria de la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales a CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., en cualquier momento, así como su eliminación de las bases de datos que maneje la compañía;

 

  • Conocer en todo momento la presente Política y procedimientos establecidos por CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., para acceder, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización para el Tratamiento de sus Datos Personales, así como los procedimiento y protocolos establecidos e implementados para proteger la confidencialidad de la información;

 

  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre protección de datos personales aplicables;

 

  • Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento por parte de CUESTA & ASOCIADOS S.A.S.

 

  • Todos los demás derechos reconocidos por la Ley y la Constitución sobre protección de datos personales.

Los anteriores derechos los podrá ejercer el Titular, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos o fraccionados que estén bajo el control de CUESTA & ASOCIADOS S.A.S.

 

  1. PROCEDIMIENTO PARA EL ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS PERSONALES

 

Los clientes, proveedores, empleados, acreedores, deudores, corresponsales, vinculados, asociados, socios y terceros tienen derecho a consultar y conocer los detalles del Tratamiento de sus Datos Personales que se encuentren bajo el control de CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a solicitar su eliminación de las bases de datos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política.

 

Para ello los Titulares o causahabientes, podrán consultar su información y Datos Personales que reposen en nuestras bases de datos, solicitar su actualización, rectificación o eliminación, casos en los cuales les suministraremos la información solicitada o se procederá de acuerdo con la solicitud, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud, la cual debe hacerse por escrito dirigida al correo electrónico contacto@cuestalawyers.com

 

La solicitud de consulta, actualización, rectificación o supresión será contestada en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará por escrito los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. PETICIONES Y RECLAMOS

 

Los Titulares de los Datos Personales bajo el control de CUESTA & ASOCIADOS S.A.S. o sus causahabientes, podrán presentar peticiones o reclamos siguiendo el procedimiento aquí establecido, así:

 

La petición o reclamo se formulará mediante escrito y enviado al correo electrónico contacto@cuestalawyers.com o radicado en físico en la Calle 72 No. 10 – 07, Oficina 603 de Bogotá D.C., Colombia, dirigido a CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., con la identificación del Titular o causahabiente, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo o petición, la dirección o medio a través del cual desea obtener su respuesta, y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer.

 

En caso que el escrito resulte incompleto, CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., solicitará al interesado para que complete la solicitud dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición o reclamo. Transcurridos diez (10) días hábiles desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación o petición.

 

La petición o reclamo se contestará en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma y una vez validada que la misma está completa, lo cual se le informará al interesado. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán por escrito los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá la petición o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. MECANISMOS DE SEGURIDAD Y CONSULTA DE LA POLÍTICA

 

Los Datos Personales recolectados por CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., se almacenan y procesan en servidores destinados para tal efecto, los cuales cuentan con las medidas de protección tecnológicas necesarias para garantizar su privacidad, seguridad y confidencialidad, lo que es autorizado por el Titular del Dato Personal al aceptar esta Política.

 

Solo personal autorizado y de confianza de CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., tiene acceso a las claves, códigos, usuarios y llaves de los servidores, como también del archivo físico donde reposan algunos datos personales.

 

CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., declara que ha adoptado todos los procedimientos, estándares y mecanismos de seguridad administrativos, humanos, físicos y tecnológicos necesarios para garantizar la seguridad de sus bases de datos, y evitar cualquier fuga de información o ataque tecnológico.

 

Los terceros contratados para administrar la información recolectada están obligados a dar cumplimiento a protocolos de seguridad, incluyendo la suscripción de acuerdos de confidencialidad y privacidad.

 

La presente Política podrá ser consultada para cualquier efecto en:

El sitio Web: www.cuestalawyers.com; o

Solicitud por escrito mediante el mecanismo establecido en esta Política.

 

  1. AUTORIZACIONES Y EXCEPCIONES

 

A efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., requiere de manera libre, previa, expresa y debidamente informada de la autorización por parte de los Titulares de los Datos Personales, mediante la cual se especifica la finalidad para la cual se recolecta el Dato Personal y se le da a conocer la presente Política.

 

La autorización podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

La autorización que se obtendrá del Titular de los Datos Personales busca recopilar como mínimo la siguiente información:

Clientes:

  • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería);
  • Nombres y Apellidos;
  • Cargo / Ocupación;
  • Empresa para la cual trabaja o representa;
  • Correo electrónico (personal/laboral);
  • Teléfono y dirección (personal/laboral);
  • País de domicilio o establecimiento.
  • Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.

 

Proveedores:

 

  • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería);
  • Nombres y Apellidos;
  • Cargo / Ocupación;
  • Empresa para la cual trabaja o representa;
  • Correo electrónico (personal/laboral);
  • Números de teléfono y dirección (laboral);
  • País de domicilio o establecimiento;
  • Experiencia profesional o laboral;
  • Historial académico (si aplica)
  • Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.

 

Empleados:

 

  • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería);
  • Nombres y Apellidos;
  • Cargo / Ocupación;
  • Correo electrónico (personal);
  • Números de teléfono y dirección;
  • Experiencia profesional o laboral;
  • Historia laboral;
  • Fechas de ingreso y retiro;
  • Llamados de atención;
  • Historial académico;
  • Referencias personales;
  • Diagnósticos médicos y psicológicos;
  • Pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales;
  • Limitaciones físicas;
  • Antecedentes judiciales.

 

Corresponsales, socios y terceros:

 

  • Tipo y número de documento de identificación (Cédula de ciudadanía o extranjería);
  • Nombres y Apellidos;
  • Cargo / Ocupación;
  • Empresa para la cual trabaja o representa;
  • Correo electrónico (personal/laboral);
  • Números de teléfonos y dirección;
  • País de domicilio o establecimiento.
  • Información de contactos comerciales, de cartera, de tesorería y todos aquellos necesarios en el desarrollo de la operación en general.

CUESTA & ASOCIADOS S.A.S. no requerirá de la autorización del Titular del Dato Personal en los siguientes casos:

  • Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública;
  • Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas;
  • Eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos; y
  • Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas.

 

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

 

CUESTA & ASOCIADOS S.A.S. como poseedor de Datos Personales de sus clientes, proveedores, empleados, acreedores, deudores, corresponsales, vinculados, asociados, socios y terceros, es responsable del Tratamiento de dicha información, por lo que a través de la presente Política se permite informar sus datos de identificación:

 

Razón social: CUESTA & ASOCIADOS S.A.S.

NIT: 800.075.616-0

Domicilio principal: Calle 72 No. 10- 07, Oficina 603, Edificio Liberty, Bogotá D.C., Colombia.

Persona o dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos:

Área de Servicio al Cliente a través del correo electrónico contacto@cuestalawyers.com y recepcion@cuestalawyers.com.

Teléfono fijo: (57-1) 2113097

 

  1. VIGENCIA Y VERSIÓN

 

Fecha entrada en Vigencia: Abril de 2013.

 

Versión: 2

Vigencia de las Bases de Datos: La Políticas y los procedimientos aquí contenidos en aplican a las bases de datos de cada unidad de negocios existente y que llegare a existir, cuyo período de vigencia es el mismo que tenga de duración la sociedad CUESTA & ASOCIADOS S.A.S., conforme a sus estatutos y certificado de existencia y representación legal.

 

  1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

Esta Política se aplica al Tratamiento de los datos de carácter personal que recopile, use, almacene, administre y suprima CUESTA & ASOCIADOS S.A.S. en desarrollo de sus actividades comerciales de sus clientes, proveedores, empleados, acreedores, deudores, corresponsales, vinculados, asociados, socios y terceros, presentes y futuros.

 

FIN DE LA POLÍTICA